Ein Übergabeprotokoll (manchmal auch als Rückgabe- oder Abnahmeprotokoll bezeichnet) wird zur Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten und unberechtigten Forderungen zwischen Mieter und Vermieter verfasst. Inhahltlich werden dort die Zustände einer Wohnung nach Beendigung eines Mietverhältnisses vertraglich festgehalten und in doppelter Ausführung von beiden Parteien unterzeichnet. Dabei ist jedoch zu beachten, dass hier nicht etwa der Zeitpunkt des Schadenseintritts oder Verursacherbeiträge, sondern lediglich der momentane Zustand dokumentiert wird.

Festgehalten werden beispielsweise die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, Informationen zur Schlüsselübergabe, zu etwaigen Mängeln der Wohnung sowie zur Zahlung bzw. Rückzahlung der Kaution. Auch vor dem Umzug in eine neue Wohnung  wird ein detailliertes Übergabeprotokoll verfasst, in dem der aktuelle Zustand zum Zeitpunkt des Einzuges dokumentiert wird. Vorhandene Mängel werden dabei meist auch fotografisch festgehalten, sodass der Mieter später nicht für Schäden haftbar gemacht werden kann, die er gar nicht verursacht hat.

Wurden in einem Übergabeprotokoll keine Mängel festgehalten, so spricht dies unter anderem auch dafür, dass die Rückzahlung der Kaution an den Mieter fällig wird. In der Regel wird dem Vermieter eine „angemessene Prüfungs- und Überlegungsfrist“ (bis zu sechs Monate) gewährt, in der er die Kaution nach Ende des Mietverhältnisses noch eine bestimme Zeit einbehalten kann. Werden jedoch keine Mängel im Übergabeprotokoll festgehalten und wird keine größere Nachzahlung an Nebenkosten beansprucht, muss die Kaution unverzüglich ausgezahlt werden. Werden größere Mängel festgestellt, etwa eine Beschädigung von Parkettböden, kann ein Teil der Kaution einbehalten werden.

Grundsätzlich kann der Mieter nur für solche Schäden verantwortlich gemacht werden, welche im Übergabeprotokoll festgehalten wurden. Der Vermieter kann sich auch nicht auf Mängel berufen, die nicht sofort zu erkennen gewesen seien, da wegen mangelnder Sorgfalt übersehene Mängel rechtlich zu Lasten des Vermieters ausgelegt werden. Das Protokoll fungiert also als vollständige, bindende und abschließende Zustandsbeschreibung der Mietsache.