Unter dem Begriff Personalbedarfsrechnung sind verschiedene Maßnahmen zusammengefasst, mithilfe derer der zukünftige Bedarf an Mitarbeitern und Führungskräften in einem Unternehmen ermittel werden kann. Dabei handelt es sich um ein Teilgebiet der Personalplanung sowie ein praktisches Aufgabengebiet der Betriebsführung.

Grundsätzlich wird der Personalbedarf zum einen auf qualitativer, zum anderen auf quantitativer Basis erhoben. Bei der Planung nach Qualität werden die künftigen notwendigen Qualifikationen ermittelt, während bei der Planung nach Quantität lediglich die Anzahl ermittelt wird (meist zu statistischen Zwecken).

Allgemein kann folgende Formel zur Berechnung des Personalbedarfs angewandt werden:

Bz (Zukünftiger Personalbestand) = Ba (aktueller Bestand) + Z (Zugänge) – A (Abgänge)

Entsprechend der Zielsetzung der Rechnung müssen verschiedene Arten von Personalbedarf unterschieden werden. Der durch ausscheidende Mitarbeiter verursachte Bedarf ist der „Ersatzbedarf“. Durch Kündigung, Pensionierung oder Tod frei gewordene Stellen müssen mit neuen Mitarbeitern ersetzt werden. Darüber hinaus gibt es den „Neubedarf“. Er bezeichnet den Bedarf zur Personalerweiterung, der über den momentanen Bestand hinausgeht. Ursächlich können hier Arbeitszeitverkürzungen, Hochkonjunktur oder Erhöhung der Betriebskapazität zugrunde liegen.

Demgegenüber steht die Personaleinschränkung, der sogenannte „Minderbedarf“, der einen Rückgang des Personals bezeichnet, wie er beispielsweise nach Rationalisierungsmaßnahmen oder Strukturkrisen vorkommt. Der gefürchtete Personalüberschuss wird auch als „Freistellungsbedarf“ bezeichnet. Manchmal bleibt einem Unternehmen keine andere Möglichkeit, als Personal abzubauen. So kann dies durch Absatzschwierigkeiten der Fall sein, Betriebsstillegungen, Filialschließung oder Produktionseinschränkung.

Zusätzlich gibt es Arten von Bedarf, die fast nur in bestimmten Berufszweigen vorkommen. So zum Beispiel der „Reservebedarf“, bei dem zusätzlich zum Stammpersonal weitere Mitarbeiter beschäftigt werden müssen, nach denen nur in Notsituationen akuter Bedarf besteht. Bekanntestes Beispiel ist hier die „Rufbereitschaft“ bei der Feuerwehr. Zuletzt gibt es noch den „Zusatzbedarf“, der Personal bezeichnet, welches nur kurzfristig benötigt wird, beispielsweise wegen saisonalem Bedarf wie bei der Weinernte.

Zur Personalbedarfsrechnung an sich gibt es verschiedene Methoden. Die am leichtesten umzusetzende Methode ist das einfache Schätzverfahren, dessen Grundlage der Absatzplan ist. Hier lässt sich der Schätzende rein durch Erfahrung und Intuition leiten. Für aufwändigere Schätzungen werden auch teilweise Expertenbefragungen durchgeführt und verschiedene Simulationstechniken angewandt. In der Praxis wird dieses Verfahren aufgrund seiner Unkompliziertheit meist in kleinen Betrieben genutzt.

Bei der Trendexploratoin werden Zahlenwerte eines längeren, betrieblich stabilen Zeitraumen als Basis genommen und in die Zukunft fortgeschrieben.  Diese Methode eignet sich insbesodnere für Unternehmen, die kontinuierliche Absatz- und Produktionsentwicklungen aufzuweisen haben.

Wenn zwischen verschiedenen Bezugsgrößen (wie der Verkaufsfläche) und dem Personalbedarf ein unmittelbarer und eindeutiger mathematischer Zusammenhang besteht, ist es sinnvoll, auf Regressionsrechnung zurückzugreifen. Hier werden aus der Entwicklung dieser Bezugsgrößen Rückschlüsse auf den zu erwartenden Bedarf an Personal gezogen.