EDI revolutionierte betriebsinterne Geschäftsprozesse über Unternehmensgrenzen hinweg

In deutscher Übersetzung heißt „Interchange“ Austausch. Somit lässt sich der Begriff Electronic Data Interchange (EDI) problemlos als elektronischer Datenaustausch definieren. An der theoretischen Darstellung des technischen Funktionierens von Electronic Data Interchange in verständlicher Form auch für Nichtprofis haben sich schon viele Experten mit mehr oder weniger Erfolg versucht. Wichtig zu wissen ist jedenfalls, dass mittels EDI eine Datenübertragung in Echtzeit vom absendenden Computer zum empfangenden PC, respektive Rechenzentrum, zwischen Anwendungssoftware verschiedenartiger Unternehmen und Institutionen stattfindet. Der auf einem Electronic Data Interchange basierende elektronische Datenaustausch hat formatierte Strukturen, die im Rechensystem des jeweiligen Empfängers zudem eine betriebsinterne Weiterverarbeitung ermöglichen. Mit EDI wurde insbesondere der papiergestützte verwaltungstechnische Arbeitsaufwand im Rechnungswesen, bei der Materialplanung und der gesamten Auftragsabwicklung geradezu revolutioniert. Grundvoraussetzung für die Anwendung von Electronic Data Interchange ist logischerweise, dass die bedarfsentsprechende EDI-Software im Unternehmen sowie bei sämtlichen Partnern genügend Integrationstiefe ausweist. Dann können Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, also vorrangig arbeitsaufwendige Papierdokumente oder -formulare nun per Electronic Data Interchange übermittelt und bearbeitet werden, der Transaktionsfluss beschleunigt sich gegenüber konventioneller Bearbeitung und Postversand.

Charakteristisch für Electronic Data Interchange (EDI) sind nach einheitlichen, teils internationalen Standards strukturierte und formatierte Übertragungsmöglichkeiten, die sowohl branchenspezifische als auch branchenübergreifende Anforderungen erfüllen können. Bedeutendes Beispiel eines branchenübergreifenden EDI-Datenübertragungsstandards ist EDIFACT: Von einer UN-Einrichtung, die sich mit Handelserleichterungen und elektronischen Geschäftsprozessen befasst, initiiert, entwickelten sich aus der Electronic Data Interchange EDIFACT spezielle branchenspezifische Datenübertragungsformate für Transaktionen und Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Diese werden als EDI-Software beispielsweise in der Konsumgüterindustrie (EANCOM), Hightech-Industrie mit B2B-Standards (EDIFICE), Baubranche, Textilindustrie, Versicherungswirtschaft, etc. eingesetzt. Herstellerunabhängiger Datentransfer, schneller Informationsfluss, dadurch verkürzte Bearbeitungszeiten, automatische Weiterverarbeitung eingehender Daten, kaum Erfassungsfehler oder Datenmehrfacherfassung sind wesentliche Vorteile der Electronic Data Interchange (EDI).