Dokumenten-Management-Systeme erledigen die Schriftstücke-Verwaltung

Im Prinzip stellt jeder in einem Rechnernetz arbeitende Dateiserver bereits ein vereinfachtes Dokumenten-Management-System dar, welches hier jedoch versierten Computerexperten eher als Dateisystem bekannt ist. Diese anschauliche Ablageorganisation auf einem Datenträger des Computers, weitgehend Bestandteil des Betriebssystems, beinhaltet grundlegende Eigenschaften, die auch in einem Dokumenten-Management-System vorzufinden sind. Allerdings verfügt selbiges über weit mehr Informationsfelder, die verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel umfassen. Beim Dokumenten-Management-System kommen beispielsweise Bürokommunikation, Verwaltung von Arbeitsabläufen, Metadatenverwaltung, Groupware, visualisierte Ordnungsstrukturen für Index-gestützte Dokumentensuche mittels mehrdimensionaler Klassifizierung durch Deskriptoren (Schlagwörter), automatischer Dokumentenverteiler, elektronische Archivierung infrage.

Mittels Dokumenten-Management-System haben mehrere Benutzer gleichzeitig direkten Zugriff auf ein Dokument, die Zugriffsberechtigungen werden geprüft und verwaltet. Herkömmliche Schriftstücke in Papierform, auch Eingangspost oder Akten, können durch Scannen digitalisiert und so dem Dokumenten-Management-System zugeführt werden. Solcherart Verwaltungsaufwand betreiben vorrangig Unternehmen mit großen Datenbeständen, Behörden, bedeutende Bibliotheken, Forschungsinstitute, Versicherungen, Konzerne, etc.

Charakteristisch für ein Dokumenten-Management-System ist das Verfügen über beliebige Felder für Metadaten im jeweiligen Datensatz eines digitalisierten Schriftstücks. Beispiele: Versionsverwaltung, Benutzer-Kennung, Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Dokumentenvernichtung. Innerhalb eines Unternehmens werden digitalisierte Schriftstücke bedarfsweise elektronisch signiert, regelbasiert weitergeleitet, archiviert, einschließlich E-Mail-Archivierung, und können jederzeit von mehreren Zugriffsberechtigten gleichzeitig genutzt werden. Häufig eingesetzte Speichermedien sind beim Dokumenten-Management-System optische Datenträger.