Bei der Dokumentationsfunktion der Buchhaltung werden alle betrieblichen Vorgänge zahlenmäßig erfasst (zum Beispiel Ein- und Auszahlungen, Überweisungen etc.). Weites erfolgt bei der Dokumentationsfunktion der Buchhaltung eine wertmäßige und mengenmäßige Aufzeichnung des Vermögens und der Schulden (wie viel, an wen, Fälligkeit, etc).