Die Zusammenfassung von Stellen zu Abteilungen, wird als Abteilungsbildung bezeichnet. Bei der Abteilungsbildung müssen vorher allerdings zwei Fragen geklärt werden: Nach welchen Kriterien sollen Abteilungen voneinander abgegrenzt werden? Und wie groß sollen bzw. können Abteilungen sein (optimale Leistung)? Die zu Abteilungen zusammengefassten Stellen müssen für eine Abteilungsbildung möglichst viele Gemeinsamkeiten aufweisen. Die Ähnlichkeit bzw. Gemeinsamkeit für die Abteilungsbildung bezieht sich auf die Bereiche Verwandtschaft und Verbundenheit. Die Gleichartigkeit von Aufgabenmerkmalen, die durch Sachverhalte wie Verrichtungen, Objekte, Rang, Raum, Phase, Routinisierung und Zeit werden der Verwandtschaft zugeorndet. Der Verwandtschaftsgrad ist umso größer, je ähnlicher diese organisatorischen Kriterien sind. Die Beziehungen der Stellen zueinander, die durch Merkmale wie Kommunikationsintensität, Intensität der logistischen Beziehungen, Ausmaß der Nutzung gemeinsamer Akten oder Sachmittel, Ausmaß des Einsatzes gemeinsamer Hilfskräfte, Kontrollnotwendigkeiten, Vertretungsbefugnisse und soziale Gesichtspunkte kennzeichnen die Verbundenheit für die Abteilungsbildung. Der Verbundenheitsgrad ist umso höher, je intensiver diese Beziehungen sind. Wie diese einzelnen Kriterien konkret erfasst werden können, bildet das Hauptproblem bei der Abteilungsbildung. Zur Erfassung der Kriterien wurden Skalierungsverfahren und mathematische Methoden entwickelt, mit denen Ähnlichkeiten bestimmt werden können.